Um die Rechnung nicht ohne den Wirt (sprich: Finanzamt) zu machen, sollte sich jeder Existenzgründer schon in der Planungsphase Gedanken über seinen zukünftigen umsatzsteuerlichen Status machen. (Für alle, die ein Problem mit der Terminologie haben: Der Fachbegriff der Umsatzsteuer ist weitgehend deckungsgleich mit dem umgangssprachlichen Begriff der Mehrwertsteuer.)
Spätestens der “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” des Finanzamts verlangt eine ganz konkrete Stellungnahme des Jungunternehmers. (Diesen Fragebogen sendet das Finanzamt automatisch aufgrund der Gewerbeanmeldung zu. Freiberufler, die keine Gewerbeanmeldung abgeben müssen, schicken dem Finanzamt am besten ein formloses Schreiben zur Aufname der freiberuflichen Tätigkeit zu und erhalten dann ebenfalls diesen Fragebogen.
Überschreiten im laufenden Jaher die (geschätzten) Umsätze des Existenzgründers nicht 17.500 € und wird voraussichtlich auch imFolgejahr die Schwelle von 50.000 € Jahresumsatz nicht, so kann der Steuerpflichte die Kleinunternehmer-Regelung des § 19 UStG in Anspruch nehmen. Dies bedeutet, dass der Gründer keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) in seinen Rechnungen ausweisen darf und gleichzeitig den Vorsteuerabzug in Eingangsrechnungen nicht geltend machen kann. Dies hat insbesondere dann einen Sinn, wenn die Kunden überwiegend Privatleute und keine Unternehmer sind und die Anschaffungen zu Anfang wenig Vorsteuer enthalten.
Wird eine der beiden obigen Schwellen voraussichtlich überschritten und dies im Fragebogen entsprechend angegeben, setzt das Finanzamt im Gründungsjahr sowie im Folgejahr automatisch einen monatlichen Zeitraum für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung fest. Dies hieße für den Jungunternehmer zunächst, dass die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung am jeweils 10. des Folgemonats abliefe. Da Fristwahrung in der Praxis wegen der Aufbereitung und Verbuchung der Belege kaum einzuhalten ist, hat der Gesetzgeber die Möglichkeit der Fristverlängerung eingeräumt. Diese ist auf einem separaten Vordruck gesondert zu beantragen. In den Folgejahren ist gleichzeitig mit dem Fristverlängerungsantrag – nur im Falle monatllicher UStVA – eine zusätzliche Vorauszahlung von 1/11 der letztjährigen Umsatzsteuerschuld zu leisten, die in der UStVA für Dezember desselben Jahres wie eine Vorauszahlung angerechnet wird.
Der Kleinunternehmer sollte auf seinen Rechnungen seinen Status als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG zu vermerken. Eine vorgeschriebene Formulierung dazu gibt es nicht.
Überschreitet der Jungunternehmer die obigen Schwellenwerte – oder optiert er zur Umsatzsteuer trotz Unterschreitens dieser Umsatzgrenzen -, so unterliegen alle seine Umsätze der gesetzlichen Umsatzsteuer. Ob die Umsätze dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegen oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 % oder gar steuerfrei sind, hängt von der Art der Lieferung bzw. Leistung ab.
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen haben über ihre Leistungen Rechnungen auszustellen, welche die folgende Angaben (gekürzt) enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, 3. das Ausstellungsdatum der Rechnung,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zu Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder Zeitpunkt der Vereinnahmung von vor der Leistungsausführung vereinnahmten (Teil)Entgelten (nur erforderlich, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist),
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettoentgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Nettoentgelt entfallenden Steuerbetrag.
Bei elektronischer Rechnungsausstellung sind die Vorschriften über die digitale Signatur zusätzlich zu beachten.
Rechnungen müssen wie die Buchhaltung und Jahresabschlüsse 10 Jahre aufbewahrt werden.